LA CARTA COMERCIAL
Es el medio de comunicación más característico y normalizado que utiliza la empresa para relacionarse con el mundo exterior.
Actúa como testimonio escrito y garantiza delante de la autoridad competente los acuerdos, las decisiones o los proyectos.
LA CARTA COMERCIAL
-Estructura
-Una carta comercial consta de tres partes:
-Encabezamiento Cuerpo Pie
Encabezamiento es el conjunto de palabras o fórmulas con que comúnmente se inicia un escrito.
-El encabezamiento consta de:
Membrete.
Dirección.
Asunto.
S/referencia.
N/referencia.
Fecha.
Saludo.
LA CARTA COMERCIAL ENCABEZAMIENTO
Membrete
Se denomina membrete al nombre o título de una persona, empresa o corporación que, en general, figura impreso en la parte superior izquierda del papel empleado en la correspondencia.
El hábito de imprimir el papel de carta con el nombre de quien lo emplea, esto es, el uso del membrete, se ha generalizado de forma casi absoluta.
En el membrete se detallan:
Nombre y apellidos de quien dirige la carta, o razón social de la empresa remitente.
Dirección completa.
Apartado de Correos, número de teléfono y dirección telegráfica, si los tuvieran.
LA CARTA COMERCIAL MEMBRETE REFERENCIA
Dirección
Su colocación es variable: puede ir en el ángulo superior derecho; en el izquierdo, práctica esta que tiende a desaparecer; o bien inmediatamente debajo del membrete.
Actualmente se ha extendido la costumbre de situarla en la parte superior derecha, lugar adecuado con vistas a la utilización del sobre-ventanilla.
La forma de redactarla es idéntica a la que debe emplearse para los sobres.
Si va destinada a un particular, se indicará:
D. Pedro Malaina Ríos
Gregorio de la Revilla, 23
48011- BILBAO
LA CARTA COMERCIAL
Si va destinada a una empresa o sociedad, se escribirá su nombre y dirección:
FUNCIONES EDERRA, S. A.
Carretera Madrid-Irún, s/n.º
09200- MIRANDA DE EBRO (Burgos)
Si va dirigida a una empresa o sociedad, pero interesa que sea leída por una determinada persona, se especificará, normalmente entre paréntesis, “ A la atención de…” o “At.: …”:
INDUSTRIAS DEL ALUMINIO, S. A.
( A la atención del Sr. Martínez)
Carretera de San Sebastián, km 32
31800- ALSASUA (Navarra)
Asunto
La palabra “Asunto” figura generalmente en los impresos, máxime si estos pertenecen a empresas. Debajo de ella, o a su derecha, se detalla brevemente, en pocas palabras, el motivo por el que se redacta la carta.
S/ Referencia
El apartado”s/referencia” únicamente puede emplearse si la carta que se escribe es contestación a otra recibida con anterioridad.
Junto a las siglas impresas se escriben las iniciales y el número, que en la carta recibida figuraban en el apartado “n/referencia”.
N/ Referencia
Es un apartado muy importante para el control de la correspondencia, así como para establecer las responsabilidades que el escrito pudiera motivar.
Escribiendo las iniciales de quien manda confeccionar la carta y , a continuación separadas por un barra , las de la persona que la realiza:
n/ref .: FP / AR n/ref .:ML / CZ
Fecha
Indica el día, mes y año en que se ha confeccionado la carta o documento. No es recomendable la utilización de abreviaturas ni la de números romanos.
La fecha es un dato que puede servir como referencia para la contestación, y también para el archivo de la correspondencia por orden cronológico.
Saludo
Refleja el trato que se establece con el destinatario. Su principal norma debe ser la brevedad.
Fórmulas de Saludo:
LA CARTA COMERCIAL Muy señor mío: Muy señor nuestro: Muy señores míos: Muy señor nuestros: Señor: Señores: Estimado señor: Distinguido señor:
Cuerpo
El cuerpo constituye el contenido de la carta propiamente dicho. Consta de dos partes:
Introducción. -Texto.
Tiende a desaparecer, ya que actualmente se persigue una exposición clara y directa del asunto a tratar, evitando los preámbulos.
Tras el saludo y la introducción, se pasa a la exposición del asunto que motiva la carta.
Si es una carta con la que se inicia la correspondencia, se va directamente al asunto a tratar
Si el motivo de ésta es correspondencia de otra anterior, se comienza por medio de una fórmula del tipo de las que se enuncian a continuación:
Fórmulas :
LA CARTA COMERCIAL Correspondemos a su alta. Carta del 20 del pasado mes… Obra en nuestro poder su amable carta del… Nos referimos a su escrito del… Acusamos recibo de su atento escrito del… Contestamos a su carta de fecha… En nuestro poder su atento escrito del 18 de enero, al que gustosamente correspondemos. Hemos recibido su amable carta del…
LA CARTA COMERCIAL Conforme a su atenta del 20 del actual, le informamos que… Informados debidamente del contenido de su escrito del 5 del pasado mes, pasamos a notificarle que… En vista de que ha transcurrido bastante tiempo sin recibir contestación a nuestra carta del 8 del pasado mes, nos permitimos recordarle que… Con agrado, ponemos en su conocimiento que… Sírvase informarnos a la mayor brevedad posible de… Permítanos llamar su atención sobre…
PIE
El pie constituye el final del escrito, independiente ya del contenido del mismo.
Se compone de:
LA CARTA COMERCIAL Pie Frase de despedida. Antefirma. Firma. Posdata. Anexo.
FRASE DE DESPEDIDA
La carta se termina con una frase de despedida. Actualmente se han desechado las fórmulas largas y solemnes, para dar paso a otras de estilo más sencillo.
FÓRMULA
LA CARTA COMERCIAL Atentamente, Cordialmente, Le (o Les) saludamos muy atentamente, Con nuestros más sinceros saludos, Con nuestros mejores deseos,
Si en la carta se ha pedido algo o se solicita una respuesta, pueden emplearse:
Esperando vernos complacidos, les saludamos atentamente. A la espera de sus noticias, quedamos attos, y ss. ss. Con nuestro agradecimiento anticipado, rogamos acepten nuestros saludos. Confiando vernos complacidos, atentamente les saludamos,
Otras fórmulas utilizadas en diversas circunstancias son:
LA CARTA COMERCIAL Reconociendo habernos equivocada, y rogándole nos disculpe, quedamos a su entera disposición. Dándole las gracias anticipadas, reciba nuestros más cordiales saludos. Quedando a la espera de sus noticias, les saludamos atentamente. Sin otro particular, quedamos a su entera disposición. Esperando sea de su conformidad, quedamos de Vds. attos. y ss.ss. En espera de sus noticias, les saluda, Confiando haberle sido útil, reciba un atento saludo.
Antefirma
La antefirma consiste en una referencia escrita a máquina al final de la carta, alusiva al firmante.
En algunos casos suele ser sustituida por el sello de la empresa o, mejor, por el sello de la empresa propio del firmante.
Firma
Con la firma, se trata de dejar constancia manuscrita de quien se responsabiliza del contenido de la carta.
Si se trata de un comerciante individual, basta con que firme y rubrique; no obstante, es costumbre mecanografiar el nombre del firmante inmediatamente debajo de la firma, ya que, con mucha frecuencia ésta es ilegible.
Posdata
Se denomina posdata lo que se añade a una carta ya concluida y firmada.
Si se ha olvidado en una carta algún detalle importante, o es preciso hacer alguna aclaración final, se inserta al pie del escrito, anteponiendo las siglas: “P.D.”, posdata; “P.S.”, posterior a lo escrito; o simplemente, la palabra “Nota”.
Diseño del sobre :
-Abreviaturas
a/c. A cuenta.
acept. Aceptación.
admon. Administración.
afmo/a. Afectísimo/a.
a.m. Antes de mediodía. Ante meridiem.
ap. Aparte.
art. Artículo. También se escribe artº.
c/. Cargo.
Cía o Cª. Compañía.
cap. Capítulo. También capº.
c/c o cta. cte. Cuenta corriente.
cgo. Cargo.
col. Columna.
ch/. Cheque.
D. - Dª. Don - Doña.
desct. Descuento. También dto.
d/f. Días fecha.
D.m. Dios mediante.
doc. Documento.
dupdo. Duplicado.
d/v. Días vista.
ed. Edición
ef/. Efecto.
Emª. Eminencia.
Emmo. Eminentísimo.
entlo. Entresuelo.
etc. Etcétera.
Excª. Excelencia.
Excmo/a. Excelentísimo/a.
f.c. Ferrocarril.
fol. Folio. También fº.
gral. General.
ib. Ibídem. También ibíd.
id. Idem.
Ilmo/a. Ilustrísimo/a.
Iltre. Ilustre.
Imp. Imprenta.
ít. Ítem.
l. A veces ley o libro.
l.c. En el lugar citado (loco citato).
lib. Libra.
Lic. Licenciado. También Licdo o Lcdo.
min. Minuto.
m.n. Moneda nacional.
Mons. Monseñor.
Mtro. Maestro. También Mro.
ms. Manuscrito.
Nª Sª. Nuestra Señora.
N.B. Nótese bien (Nota Bene).
nro. Número.También nº
ntro/a. Nuestro/a.
O.M. Orden Ministerial.
onz. Onza.
pag. Página. También se denota con "p.". pags. Páginas. O también "pp.". p.a. Por autorización.
P.A. Por ausencia. Ambas maneras son correctas, la anterior y esta.
pª. Para.
presb. Presbítero. O también pbro.
P.D. o p.d. Posdata. También se puede escribir
P.O. o p.o. por orden
P.S. (Post Scriptum).
pdo. Pasado.
p.ej. Por ejemplo. O también p.e.
p/o. Por orden. También p.o.
p.p. Porte pagado. Debajo de una firma "por poder"
pral. Principal.
prof. Profesor.
pról. Prólogo.
prov. Provincia
q.b.s.m. Que besa su mano.
q.D.g. Que Dios guarde.
q.e.p.d. Que en paz descanse.
q.e.s.m. Que estrecha su mano.
LA CARTA COMERCIAL Abreviaturas
Rdo. Reverendo. También Rvdo.
rev. Revisión.
Rmo/a. Reverendísimo/a.
R.O. Real Orden.
S. Santo. También Sto.
s.a. Sin año.
S.A. Sociedad Anónima.
S.A.R. Su Alteza Real.
S.E. Su Excelencia.
s.e.u.o. Salvo error u omisión.
sig. Siguiente.
S.M./b> Su Majestad.
Smo. Santísimo.
Sr./a . Señor/a.
Srs ó Sres. Señores (para Señoras
Sras). Srta. Señorita.
S.S. Su Santidad.
s.s. Seguro servidor.
Ud/s. Usted/es.
V.A. Vuestra Alteza. con "R"
(V.A.R.) Vuestra Alteza Real.
Vda. Viuda.
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